کد خبر 596673

۲۳ مهر ۱۴۰۱ - ۱۲:۲۲

وظایف مدیر خوب چیست؟

علم مدیریت همواره توجه به اصول مدیریت داشته است. در مورد اصول مدیریت، نظرات متفاوتی از سوی صاحب نظران این علم مطرح شده. اما بیشتر آنها روی پنج وظیفه اصلی مدیر توافق نظر دارند. در اینجا چند وظیفه اصلی مدیر که وظایف پنجگانه مدیریت نامیده می شود را آورده ایم:

html>

بعضی از متخصصان و کارشناسان حوزه مدیریت، پیشنهاداتی برای وظایف پنجگانه مدیریت ارائه کرده اند.

نظرات کارشناسان مختلف به نوعی زیر مجموعه این ۵ وظیفه اصلی مدیر هستند.

۱) برنامه ریزی از وظایف اصلی مدیریت

برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت محسوب می شود. و نبود آن آسیب های مستقیم به سازمان آن وارد می کند. برنامه ریزی به معنای پیش بینی کردن عملیات های سازمان، تعیین کردن راه و روش ها و مقدمات دسترسی برای رسیدن به اصول سازمان است.

مدیران بی هدف و برنامه ریزی در واقع همواره درگیر اتفاقات و پیشامدهای روزمره هستند، به همین علت در راه درست قرار نمی گیردند. آنها برخلاف این که همیشه سرشان شلوغ است، زمانی برای رسیدگی کردن به وظایف اصلی خود را ندارند. با برنامه ریزی صحیح به راحتی می توان بحران های سازمان را مدیریت کرد و آنرا به سمت اصول صحیح هدایت کرد.

بسیاری از مدیران مشغول بودن را نشانه مدیریت صحیح میدانند؛ این طرز فکر مدیران را از قافله عقب می اندازد. در نتیجه نمیتوانند واقعیت ها را ببینند و دلایل رشد نکردنشان را تشخیص نمی دهند.

پشت هر استراتژی باید هدفی تعیین شود، بدون هدف برنامه ریزی کردن معنایی پیدا نمیکند. قبل از هرچیزی میبایست هدف سازمان و مجموعه را تشخیص و تعیین کرد. در اخر تمامی این اهداف را به تیم های مجموعه یا سازمان تعریف کنید. آنگاه میتوانید آنرا برنامه ریزی و برای آن زمان تعیین کنید. برنامه ریزی و تعیین هدف از اهمیت زیادی برخوردار است.

تعیین هدف های سازمان یکی از مهمترین عوامل در مدیریت است. اولویت بندی کردن هدف ها هم دارای مهارت خاص خود است که هر مدیری باید آن را آموزش ببیند و بتواند اولویت ها را تشخیص دهد. پس با اینکه برنامه ریزی یکی از وظایف اصلی و اصول مدیریت است، اما بدون تعیین هدف برنامه ریزی معنایی پیدا نمیکند.

مزیت های برنامه ریزی در سازمان ها

بالابردن توانایی برخورد با پیشامد ها و اتفاقات آینده.

فراهم کردن زمان کافی و مناسب برای مدیران برای تمرکز کردن روی استراتژی شرکت.

صرفه جویی در وقت و زمان، کاهش تعداد جلسات برای پیشامدهای آینده.

متحد بودن اعضای مجموعه و هماهنگ بودن آنها باهم

۲) سازماندهی کردن

سازماندهی یکی دیگر از چند اصول اصلی مدیریت است. سازماندهی در واقع فعالیتی لازم است که هدف های سازمان را به هدف های کوچکتر خرد می کند و افراد مختلف را برای انجام فعالیت بکار گرفت.

یک مدیر در فرایند سازماندهی، واحدهای مختلف شامل منابع انسانی، واحد مالی و... را به بهترین حالت ممکن در کنار هم می چیند تا به اهداف تعیین شده برسد. مواردی مانند تعیین بخش های سازمانی، تخصیص پست های سازمانی و مشاغل، گروه بندی کردن افراد با تعریف وظایف آنان، قوانین هماهنگی در فرایند سازماندهی مدیریت می باشند. سازماندهی را باید طوری انجام داد که امکان استفاده کردن از تمامی توانایی و استعداد افراد بکار گرفته شود.

برای مثال تعریف چارت سازمانی اصولی می تواند یکی از راه های سازماندهی باشد. در چارت سازمانی قسمت های مختلف مجموعه و افراد فعال در آنجا نمایش داده می شود و ارتباط بین هر بخش نیز تعریف می شود.

اصول اصلی سازماندهی در مدیریت:

طراحی کردن و تعیین فعالیت ها

تعریف و دسته بندی فعالیت‌های واحد های سازمان

تعریف پست های سازمانی طبق فعالیت های تعیین شده

تعیین ارتباط های بین پست های سازمانی

تخصیص و شرح وظایف شغلی طبق روال پست های سازمانی

ضعف بزرگی که در حال حاضر در بسیاری از سازمان ها وجود دارد، واحدهایی است که بدون ارزش افزوده کار می کنند.اکثر اوقات زمانیکه وارد سازمان می شویم بسیاری از پوزیشن های شغلی اضافی بر سازمان و بدون هدف تعیین شده اند. واگذاری مناسب و درست کارها یکی از مهارت های مهم در بحث سازماندهی است.

از مزایای سازماندهی سازمان می توان به تقسیم منابع به بهترین شکل بین واحد های مختلف سازمان، تخصیص مسئولیت برای هر فرد و جلوگیری از دوباره کاری در سازمان، ایجاد نظم و هماهنگی، انجام تمامی کار ها به صورت خودکار، بهینه کردن روابط بین سازمانی اشاره کرد.

۳) استخدام و بکارگیری افراد مناسب و با وظایف مخصوص

بکار گماردن یکی از وظایف اصلی مدیریت است. اما متاسفانه در منابع علمی درباره آن خیلی کم صحبت شده و به آن توجه کمتری می شود. معنای بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی برای پست و واحد های سازمانی.

فرض کنید که نیروی انسانی مناسبی را جذب نکنید. در این صورت فعالیت و و ظایف معرفی شده در چارت سازمانی به درستی انجام نمی شود. در نتیجه سازمان در رسیدن به اهداف خودش شکست می خورد. پس یک مدیر باید نیرو های حرفه ای و مناسب برای پوزیشن شغلی استخدام کند و آموزش های لازم را به آنها بدهد.

فعالیت های سازماندهی و مرتب شده را این نیروهای انسانی هستند که انجام می دهند. به همین علت مدیر می بایست نیروهای مناسب و اصولی را استخدام کند.

ابتدا مشاغل سازمانی را با وظایفشان به خوبی بشناسید. سپس بررسی کنید که هر پوزیشن شغلی چه وظایفی را بر عهده دارد و به چه مهارت هایی نیاز دارد. سپس می توانید با توجه به وظایف و توانمندی های مورد نظر افراد مناسب را در سازمانتان استخدام کنید.

۴) هدایت و رهبری به روش مدرن و صحیح

درباره معنا و مفهوم رهبری در سازمان ها و هدایت آنها نظرات بسیاری وجود دارد.که هیچکدام آنها جامع و کامل نیست. هدایت و رهبری کارکنان یک هنر است که باعث می شود افراد با انگیزه بیشتر تلاش کنند تا وظیفشان را به بهترین شکل ممکن ارائه دهند.

وظیفه ای که مدیر بعد از استخدام صحیح و مناسب نیرو ها بر عهده دارد. هدایت آنها در مسیر درست و هدف است. طوریکه آنها با علاقه و انگیزه مسئولیت های خود را بدون هیچ کم و کاستی انجام دهند. برای اینکار نیاز است که مدیر بتواند سطح انگیزه کارمندان را بالا نگه دارد. انگیزه دادن به کارمندان هم می تواند یک هنر به حساب بیاید.

احتمالا تجربه مدیریت با سیستم های نرم افزاری را داشته اید. مدیریت با سیستم های نوین برای مدیران سنتی کمی سخت به نظر میاید. برای راحتی این کار اپلیکیشن حضور و غیاب کارسو را به شما پیشنهاد می کنیم.

این اپلیکیشن مدیریتی به جرعت یکی از بهترین و جامع ترین اپلیکیشن های مدیریتی به حساب می آید. کارمند با نصب این اپلیکیشن می تواند حضور و غیاب خود را ثبت کند. با ثبت تردد کارمند، غیبت و مرخصی بخش محاسبه حقوق و دستمزد در نرم افزار حقوق و دستمزد این سیستم آسان میشود. مدیر با مدیریت مدرن به کارمندان انگیزه می دهد.

کارمندان باید به صورت ذهنی و عاطفی موافق به این سبک از مدیریت باشد نه از روی زور و اجبار. بسیاری از مدیران مشغول بودن کارمندان را به عنوان کار کردن کاربر می شناسند؛ که در واقع اینطور نیست. آنها از نظر عاطفی و ذهنی درگیر کار نمیباشند و فقط چشم آنهاست که حضور دارد.

مدیر باید برای موفقیت در این سبک از مدیریت مهارت انگیزه دادن به کارمندانش را به خوبی بلد باشد و از مهارت هوش هیجانی استفاده کند. برای این منظور و سیستم های مدیریتی مدرن پیشنهاد ما برای شما نرم افزار حضور و غیاب کارسو است.

۵ ) کنترل کردن فعالیت ها

مدیریت کردن بی کنترل مانند ماشین راندن در تاریکی است. یکی از اساسی ترین کارهای مدیریت هنگام انجام یا پایان فعالیت ها کنترل کردن آنهاست. مدیر با کنترل کردن میتواند نسبت به فعالیت ها آگاهی پیدا کند و به اصلاح آنها دسترسی بهتری داشته باشد. کنترل یک ابزار کاربردی مدیران در کلیه واحد های سازمانی است؛ از مراتب مقدماتی گرفته مراتب بالاتر.

در صورتی که مدیر تمامی وظایفش را به خوبی انجام دهد اما روی آنها کنترلی نداشته باشد. هیچ تضمینی در درستی انجام کار نمی تواند داشته باشد.

سازمان ها بدون یک سیستم کنترلی درست در هدف های خود موفق نخواهد شد و نمی تواند از سرمایه های خود به خوبی استفاده کند.

کنترل درست یک الزام برای مدیریت است؛ زیرا همواره برنامه ها در عمل درصد خطا نسبت به برنامه ریزی های پیشین دارند. یافتنو اصلاح کردن اینها از وظایف اصلی مدیریت به حساب می آید که بدون کنترل عملا امکان ناپذیر است. یکی دیگر از مزیت های کنترل، آگاه کردن از تغییرات و فعالیت ها، کنترل کمیت و کیفیت کالا ها است.

تمامی موارد بالا نشان می دهد که امروزه سازمان ها به سیستم کنترل نیاز دارند.

چه مواردی را باید کنترل کرد؟

حقیقت این است که کنترل بر تمامی کار ها و منابع انجام می شود. از منابع مالی گرفته تا اطلاعاتی، عملیاتی، فرآیندها، منابع انسانی و …. اما اصول کنترل منابع انسانی با کنترل بقیه موارد کاملا متفاوت است؛ اگر مدیری این تفاوت را درک نکند حتما در مسیر مدیریتی خود به مشکل بر خواهد خورد.

انسان ها معمولا از کنترل شدن بیزارند و ندانستن این موضوع سبب بروز خشونت در کارمندان می شود. بنابراین لازم است مدیر اصول و نحوه کنترل کردن را به خوبی بداند. کنترل برخی موارد مانند کیفیت، امور مالی، فروش، موجودی ها، ارزیابی عملکرد، نمونه هایی از وظایف مدیران است. اما اغلب مدیران فرایند کنترلی مناسبی را انتخاب نمی کنند. و به صورت پراکنده برای کنترل واحد های مختلف سازمان تلاش می کنند.

گاهی این پراکندگی سبب توجه مدیر به قسمت های کم اهمیت می شود. در این صورت مشکلات اصلی سازمان دیده نمی شود و سازمان با شکست برخورد می کند. در این لحظه است که مدیران متوجه اشتباه خود می شوند و ضرر های بسیاری به سازمان وارد شده است.

مراحل کنترل در سازمان در سه مرحله انجام می شود:

قبل از انجام کار

حین انجام کار

بعد از انجام کار

هرکدام از این مراحل اصول خود را دارند و مدیر می بایست منافع و مضرات آنها را در سازمان شناسایی کند. برخی از فرایند ها نیازی به اجرای تمامی مراحل کنترل ندارند؛ مثلا در برخی از کارها کنترل در ابتدا و حین کار امکان پذیر نمی باشد و مجبور به کنترل در پایان کار هستیم.

هر کدام از مراحل کنترل هزینه بردار است که باید در طراحی سیستم کنترلی به آنها توجه شود. انسجام اطلاعات و خلاصه سازی آنان نیز باید در طراحی سیستم کنترلی مورد توجه قرار بگیرد. اگر مدیر هر روز با بسیاری از اطلاعات روبرو شود، به دلیل نداشتن زمان کافی برای توجه، به تدریج آنها را نادیده می گیرد.

اصول مدیریت فایول چیست؟

تا این بخش از مقاله با پنج مورد از اصلی ترین وظایف مدیریت آشنا شدید. همانطور که در ابتدای مقاله گفتیم، کارشناسان زیادی نظرات مختلفی درباره وظایف مدیریت در سازمان دارند. یکی از بهترین نظریه هایی که در این باره وجود دارد، اصول مدیریت فایول است.

فایول در ابتدا به عنوان یک مهندس معدن کار می کرد، اما به علت شایستگی هایی که در مدیریت داشته، در نهایت به درجه مدیر عاملی می رسد و به یک متخصص و تئوریسین علم مدیریت تبدیل می شود. اصول مدیریت فایول در ادامه توضیح خواهیم داد.

برخی از افراد به اشتباه به دنبال اصول پنج گانه مدیریت فایول هستند. اصول مدیریت فایول تفاوت زیادی با اصول ۵گانه مدیریت ندارد و در نهایت همه آن‌ها به فرایند مدیریت کاربردی در سازمان‌ها اشاره می‌کنند، اما از نظر علمی دو مبحث مجزا هستند.

وظایف مدیریت فایول

همانطور که گفتیم، وظایف مدیریت از دیدگاه فایول که با نام اصول مدیریت هم شناخته می شوند، ۱۴ مورد هستند. در اینجا اصول مدیریتی فایول را آورده ایم:

تقسیم کار کردن

کارهای بزرگ و کلی سازمان باید به کارهای ریز تر تقسیم شوند و هر فرد یا تیم مسئول انجام برخی از این وظایف باشد.

۲. اختیار

کارکنان سازمان باید به اندازه جایگاه، دانش و جایگاهی که در سازمان دارند، حق تعیین تکلیف، تصمیم گیری و اختیار داشته باشند.

۳. نظم

نظم در نتیجه رهبری موثر و کنترل درست ایجاد می‌شود و کارمندان را مجاب می‌کند که از قوانین سازمان پیروی کنند.

۴. وحدت فرماندهی

هر شخص در سازمان فقط باید از یک نفر دستور بگیرد. در صورتی که یک تیم یا فرد در سازمان دو مقام مأفوق داشته باشد، دوگانگی ایجاد می‌شود و سازمان با مشکل مواجه خواهد شد.

۵. وحدت هدف

همه اعضای سازمان باید برای رسیدن به یک هدف مشخص تلاش کنند. بهتر است این هدف توسط رهبر سازمان، اما با مشورت اعضای مختلف تعیین شده باشد.

۶. اولویت قرار دادن منافع سازمان

صلاحیت یک شخص یا تیم نباید نسبت به صلاحیت کل سازمان ارحج باشد. منافع سازمان باید توسط تمام اعضا به عنوان اولین اولویت شناخته شود و همه باید از آن تبعیت کنند.

۷. پاداش

دستاوردهای سازمان هم برای مدیر و هم برای اعضای سازمان است. همه کارکنان باید به اندازه شایستگی‌هایی که دارند دستمزد بگیرند و حتی پاداش دریافت کنند.

۸. تمرکز در تصمیم‌گیری

سازمان‌هایی که نقش کارمندان را پررنگ می‌کنند، تمرکز زدایی دارند و اگر زیاد از حد باشد، هر شخص ممکن است قدرتی بیش از حد به دست آورد. در مقابل سازمان‌هایی که به نقش کارمندان اهمیتی نمی‌دهند، تمرکز زایی می‌کنند و اگر بیش از حد باشد، سازمان به شیوه‌ای دیکتاتوری مدیریت خواهد شد. تعادل بین تمرکز زایی و تمرکز زدایی جزو وظایف مدیریت از دیدگاه فایول است.

۹. رعایت سلسله مراتب سازمانی

زنجیره مدیران از بالاترین مرتبه تا پایین‌ترین سطح مدیریت به عنوان زنجیره عددی فرمان شناخته می‌شود. وجود این زنجیره و سلسله مراتب برای سازمان ضروری است. ارتباط سالم در این زنجیره هم اهمیت بسیاری برای کارمندان و مدیران دارد.

۱۰. نظم در محیط کار

از دیدگاه فایول، نظم باید در تمام قسمت‌های سازمان و حتی در محل کار هم وجود داشته باشد. محل کار هر کارمند باید مشخص باشد و ابزار مورد نیاز برای کارش در اختیار او قرار بگیرد.

۱۱. انصاف

مدیر باید نسبت به کارمندان خود منصف باشد و با آن‌ها رفتاری محترمانه داشته باشد. تبعیض در سازمان یکی از بزرگ‌ترین گناهان در مدیریت است!

۱۲. ثبات کارکنان

مدیران باید تغییر کارمندان را به حداقل برسانند. با سازماندهی و بکار گماردن، می‌توان این مورد از وظایف مدیریت از دیدگاه فایول را به درستی انجام داد.

۱۳. ابتکار عمل

کارمندان سازمان باید بتوانند آزادانه ایده‌هایشان را بیان کنند و در انجام وظایفشان خلاقیت داشته باشند. این موضوع هم برای بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی کاربرد دارد و هم به کارمندان انگیزه بیشتری می‌دهد.

۱۴. کار گروهی

در سازمان باید شرایط مختلف فیزیکی و روانی برای کار گروهی وجود داشته باشد. اعتماد، هماهنگی و ارتباط مهم‌ترین اصول کار تیمی سالم در سازمان است.

این مطلب تبلیغاتی است و محتوای آن توسط سفارش دهنده تهیه شده است. ..