2 ابزار مهم در مدیریت پروژه + مقایسه و کاربرد آنها

در این مقاله ضمن معرفی دو ابزار مدیریت پروژه، به بررسی کاربرد هر یک و مقایسه آنها پرداخته شده است. این ابزارهای مدیریت پروژه عبارتند از ساختار شکست کار و نمودار گانت.

مهمترین ابزارهای مدیریت پروژه

نمودار گانت

تعریف گانت چارت به زبان ساده (Gantt Chart) یک نمودار میله‌ای است که پیشرفت، زمانبندی و وابستگی‌های یک پروژه را به شکل بصری، آسان و قابل فهم نشان می‌دهد. گانت چارت بیش از صد سال پیش توسط هنری گانت آمریکایی توسعه داده شد. این نمودار از پرکاربردترین ابزارهای مدیریتی برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ است.

این ابزار مدیریت پروژه به شما امکان برنامه‌ریزی پروژه و وظایف مربوط به آن را در حین دیدن کلیت فرآیند پروژه فراهم می‌کند.

عناصر نمودار گانت

عناصر اصلی یک نمودار گانت معمولی عبارتند از:

جدول زمانبندی: جدول گانت چارت بیشتر از یک زمانبندی معمولی (اساس نمودار) است که می‌توانید پیشرفت فعالیت‌های پروژه خود را ببینید. یک گانت چارت زمانبندی به کاربران این امکان را می‌دهد که به سطح بالاتری از زمانبندی خود بروند و عناصر ارزشمند دیگری را اضافه کنند.
میله: نمایش بصری یک پروژه یا یک وظیفه است. طول زمان را نشان می‌دهد و به کاربران این امکان را می‌دهد که ببینند کدام شخص در آن وظیفه مشغول است.
منابع تخصیص داده شده: آنچه پروژه‌های شما را به طور واقعی پیش می‌برد (افراد، تجهیزات و دستگاه‌هایی که پروژه را به اتمام می‌رسانند).
وابستگی‌ها: نشان می‌دهد چگونه وظایف شما با یکدیگر مرتبط هستند.
نقاط عطف: پیشرفت پروژه را اندازه‌گیری می‌کند و نشان می‌دهد چگونه به اهدافی که تعیین شده می‌رسند.

علاوه بر این، نمودار گانت چارت به شما اجازه می دهد زمان تخمین برای هر فعالیت، نظرات اعضای تیم، همپوشانی فعالیت‌ها، مهلت ها و موارد دیگر را مشاهده کنید.

نمونه نمودار Gantt پروژه

نمودار میله‌ای به طور عمومی برای نمایش برنامه کار، پیگیری پیشرفت و نظارت بر اجرای وظیفه استفاده می‌شود. با جستجوی نمونه گانت چارت در زندگی واقعی، می‌توانید موارد واقعی نمونه گانت چارت پروژه های ساختمانی، توسعه نرم افزار، بازاریابی، برنامه ریزی رویداد، برنامه‌ریزی کسب‌وکار و سایر حوزه‌ها و بخش‌ها را بیابید.

نمونه نمودار گانت چارت

کاربرد نمودار گانت

با استفاده از نمودار گانت، می‌توانید پیشرفت وظایف پروژه‌تان را ببینید. همچنین مشاهده منابع درگیر در هر کار و تاریخ شروع و پایان کارها از دیگر کاربردهای گاانت چارت است. این ابزار مدیریت پروژه‌ ایده‌آل برای تیم‌هایی است که در حال کار بر روی برنامه‌ها، سهامداران یا مشتریانی هستند که به خلاصه پیشرفت نیاز دارند.

رسم گانت چارت با اکسل، ویزیو و ابزارهای مشابه بسیار ساده است.

ساختار شکست کار

ساختار شکست کار چیست؟ طبق تعریف ساختار شکست کار پروژه (WBS) یک ساختار درختی تفصیلی از وظایف و نتایج قابل ارائه است که برای کامل شدن یک پروژه باید انجام شود.

شرکت‌هایی که به WBS به اندازه کافی اهمیت نمی‌دهند، ۷۰٪ احتمال شکست بیشتری در پروژه‌های خود دارند. بنابراین، ساختار شکست کار خوب برای بسیاری مانند "نجات دهنده" به نظر می‌رسد و WBS واقعاً به کمک می‌آید.

ساختار شکست کار در مدیریت پروژه همراه با یک نمودار گانت از پایه‌های برنامه‌ریزی پروژه است. می‌توان از این دو ابزار همانند روش دلفی به عنوان مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه یاد کرد.

مدیران پروژه از WBS استفاده می‌کنند تا پروژه‌های بزرگ را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنند و به صورت همزمان توسط اعضای مختلف تیم مدیریت شود. این منجر به بهبود بهره‌وری تیم و موفقیت مدیریت پروژه می‌شود.

چرا ساختار شکست کار در مدیریت پروژه مهم است؟

فواید و مزایای ساختار شکست کار دارای عبارتند از:

ایجاد شفافیت درباره وظایفی که باید انجام شود: با تقسیم کل پروژه به فازهای کوچکتر، پیچیدگی را کاهش می دهد.
باعث افزایش کارایی می شود: WBS تضمین می‌کند که تمام اقدامات لازم انجام شود و زمان بندی واقع‌بینانه ای ایجاد شود.
برای هر شرکت کننده در پروژه، دید کلی از وضعیت کنونی ارائه می دهد که از آن می توانند بفهمند در چه مرحله ای وظایفشان درج شده است.
ارتباطات را بهبود می بخشد. با تمثیل کامل WBS، ارتباطات را پشتیبانی می کند زیرا شفافیت را افزایش می دهد و بحث های مؤثر را ترویج می دهد.
پایه برای برنامه‌ریزی‌های بعدی ایجاد می کند. WBS نیز شرط لازم برای تعیین نیاز به برنامه های جزئی‌تر است. بنابراین با تقسیم کارها به شکل دقیق، خطر هزینه‌های غیربرنامه‌ریزی شده و غیرمنتظره را کاهش می دهد.

مثال هایی از ساختار شکست کار (WBS)

نمونه ساختار شکست کار WBS شما برای هر پروژه می‌تواند متفاوت باشد. گاهی اوقات نیاز است که زمانی را صرف آزمایش کنید و ببینید کدام WBS تیم شما بهتر کار می‌کند.

ایده اصلی این است که ضمن نمایش سلسله مراتب، پروژه و پیشرفت آن را برای همه افراد درگیر روشن کنید. نمودار گانت می‌تواند یکی از مشهورترین نمونه ساختار شکست کار است. شما می‌توانید WBS کار خود را به عنوان یک نمودار گانت سازماندهی کنید که وابستگی‌های کار را به یکدیگر متصل میکند و نشان دهنده مراحل پروژه است. در ادامه چند مثال از ساختار شکست کار مختلف پروژه هستند:

صفحه گسترده سازی ساختار شکست کار (جایی که می‌توانید مراحل مختلف، وظایف یا تحویل پروژه‌ها را در ستون‌ها و سطرها نیز ذکر کنید).
نمودار جریان ساختار شکست کار.
فهرست ساختار شکست کار.

ساختار شکست کار WBS

استفاده از هر یک از مثال‌های ساختار شکست کار، شما می‌توانید رویدادهای خود را سازماندهی و مدیریت کنید. فعالیت‌های تیمی فصلی یا سفر تعطیلاتی شما یکی از نمونه های کاربرد WBS است.

نمودار گانت در مقابل ساختار شکست کار

مدیران پروژه به طور معمول از ساختار WBS برای نمایش آنچه که آنها انجام می‌دهند استفاده می‌کنند و از نمودار گانت برای تصویرسازی زمانی که آنها در حال انجام آن هستند استفاده می‌کنند.

مهمترین تفاوتهای نمودار گانت و ساختار شکست کار در جدول زیر ارائه شده است.

نمودار گانت	ساختار شکست کار	معیار مقایسه
یک نمودار میله ای که جزئیات زمانبندی وظایف مرتبط با پروژه را در با دو محور نشان میدهد	یک نمودار سازمانی درختی که تمام اجزای آن به هم وصل هستند	مفهوم و نحوه نمایش
نمودار گانت وظایف پروژه و چیزهای وابسته به آن، مایلستون حیاتی پروژه و بقیه اجزای جزئی را نمایش میدهد. همچنین تاریخ شروع و پایان هر وظیفه و ارتباط وظایف با یکدیگر را نشان میدهد	وظایف را بصورت سازماندهی شده در طول زمان نشان نمی‌دهد. مدیران پروژه از آن برای تعریف قلمرو پروژه، تخمین هزینه ها، تخصیص منابع، مدیریت ریسک و ایجاد زمانبندی استفاده میکنند.	هدف
در تمام پروژه مفید خواهد بود	در ابتدای پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرد.	زمان استفاده
تیم پروژه از نمودار گانت برای کنترل زمانبندی استفاده می‌کنند.	یک ساختار شکست کار برای قلمرو پروژه شامل تغییرات مدیریتی استفاده می‌شود	نحوه استفاده
نمودار گانت فقط بصورت میله‌ای با کمک ابزارهای ساده و پیشرفته مدیریت پروژه قابل رسم است.	ساختار شکست کار با نمودار گانت، نمودار جریان، صفحه گسترده ها و یا لیستی شامل ابزارها و رویکردهای متفاوت قابل رسم است.	نرم افزارهای قابل استفاده

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

ساختار شکست کار و نمودار گانت از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه هستند. به همین دلیل درک تفاوت نمودار گانت و ساختار شکست کار از اهمیت بالایی برخوردار است.

WBS اسکلت برنامه پروژه آینده شما است. این ساختار تصمیم‌هایی را درباره برپایی فلمرو پروژه، شناسایی وظایف و تخصیص منابع شامل می‌شود. به همین دلیل، در مدیریت، گزینه‌ای برای ساخت نمودار گانت در داخل قابلیت های ساختار شکست کار دارند.

هر دو مفهوم به تیم‌ مدیریت پروژه اجازه می‌دهند از پیشرفت پروژه مطلع شوند. کارآیی تیم را افزایش داده و به اتخاذ تصمیمات موفق کمک می‌کنند. به طور کلی می‌توان گفت ساختار شکست کار مفهوم گسترده تری بوده و نمودار گانت یکی از روش نمایش ساختار شکست کار می‌باشد.

این مطلب تبلیغاتی است و محتوای آن توسط سفارش دهنده تهیه شده است..