تفاوت ها و شباهت های اتوماسیون اداری و ERP

امروزه باپیشرفت تکنولوژی بسیاری از سازمان‏ها برای بهره‎وری بیشتر، از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‏کنند. زیرا مدیران تمایل دارند در امور شرکت‌ها از بهترین تکنولوژی استفاده کنند تا همگام با عصر اطلاعات عمل کنند. درواقع اتوماسیون اداری به‎دلیل عملکرد بسیار خوبی که دارد، باعث می‎شود که به فعالیت‌ها نظم دهد، تا کارها باسرعت و دقت بالایی انجام شود.

نرم افزار ERP یک راهکار نرم افزاری است که هدف آن یکپارچه‌سازی داده‌های بخش‌های مختلف سازمان در یک سیستم واحد است. این نرم افزار در حوزه‌های اساسی کسب‌و‌کار مانند امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری و... تمرکز دارد. اگر می‎خواهید درباره تفاوت‏ها و شباهت‎های اتوماسیون اداری و ERP اطلاعاتی را کسب کنید تا پایان با ما همراه باشید.

اتوماسیون اداری چیست؟

شاید برای شما نیز بارها سوال پیش آمده باشد که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری نوعی سیستم اطلاعاتی است، که هدف آن عملکرد بهتر در فعالیت‌های ارتباطی، سرعت در مکاتبات اداری، بهبود مدیریت و برای افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها است. این سیستم یک جایگزین خوب برای نامه‌های کاغذی اداری است و باعث می‌شود که از هزینه‌های اضافی و هدررفتن وقت جلوگیری ‎شود.

چرا استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان‏ها مناسب است؟

درگذشته یکی از مشکلات بزرگ برای شرکت‌ها ذخیره سازی و پردازش داده‌های حجیم بود. درواقع، با روش‌های قبلی این امکان وجود نداشت که حجمی‌از مدارک و مستندات را تحلیل کنید و آن‌ها را بایگانی کنید. اما امروزه‌این امکان وجود دارد که علاوه‎بر اینکه امور روزمره خود را برنامه‏ریزی و زمان‏بندی کنید، این امکان را داشته باشید که در یک سیستم یکپارچه داده‏های خود را ذخیره، بایگانی و تحلیل کنید.

بنابراین بهره‏مندی از اتوماسیون در اداره‌ها، زنجیره‌ای از ارزش‌ها را برای کاربران فراهم می‏کند. این سیستم‌های قدرتمند این امکان را دارند که خطاهای انسانی را به‌میزان قابل توجهی کاهش دهند و سازمان‌های بزرگی که با داده‌های حجیم سر و کار دارند، می‌توانند داده‌های خود را ذخیره‏سازی و پردازش کنند.

ERP چیست و چه کاربردی دارد؟

در پاسخ به‌این سوال که ERP چیست؟ باید بیان کرد که واژه ERP مخفف عبارت Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. این پایگاه داده، مجموعه‌ای از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت بهتر به آن نیاز دارد. مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

برنامه‌ریزی منابع سازمانی شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها است که باعث بهبود عملکرد یک سازمان می‎شود. این نرم افزار درواقع مجموعه‎ای از زیر سیستم‎های یکپارچه است که‌این امکان را دارد که تمام داده‌ها را در یک بانک اطلاعاتی مدیریت ‌کند.

شباهت‎های اتوماسیون اداری و ERP

در مطالب بالا به اختصار تعریفی از دو سیستم برتر در سازمان‏های مختلف داشتیم. حالا قصد داریم شما را با تفاوت‏ها و شباهت‎های اتوماسیون اداری و ERP آشنا کنیم. باآغاز تحولات دیجیتال، سیستم‌ و نرم افزارهایی به‎صورت مجزا از هم پیاده‌سازی شدند. اما نیاز به مدیریت یکپارچه‌این سیستم‎ها باعث ایجاد نرم افزارهای یکپارچه سازمانی شدند که ERP نام دارد.

در بسیاری از سازمان‌های عمومی و دولتی تا سال‌های قبل امور مربوط به درخواست‌های مالی و منابع انسانی بااستفاده از سیستم مکاتبات اداری و به‎صورت نامه در سازمان انجام می‎شد. اما با توسعه نرم افزارهای خاص، اتوماسیون اداری به چرخه مکاتبات رسمی محدود شد.

ERPها داده‌های مختلف را از ماژول‌های گوناگون دریافت می‌کنند و با یکپارچه‌سازی آن‌ها به مدیران جهت تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کنند. با اتوماسیون اداری می‌توان بانک اطلاعاتی را متمرکز و تقویت کرد.

بنابراین یکپارچگی سیستم‌های مختلف و امکان تهیه گزارشات از آن‎ها منابع زیادی برای سازمان ایجاد می‌کند و با بهره‌برداری بهینه منابع سازمانی، باعث سودآوری و موفقیت سازمان می‌شوند

تفاوت‎های ‏اتوماسیون اداری و ERP

تفاوت‏ها و شباهت‎های اتوماسیون اداری و ERP بسیار زیاد است، اما از تفاوت‏های این دو سیستم این است که ERP ابزاری برای ذخیره داده‏ها از مناطق مختلف در یک مکان واحد است. درصورتی که اتوماسیون اداری یک راه حل یکپارچه برای مدیریت فرآیند است. از تفاوت‏های دیگر بین این دو سیستم این است که اتوماسیون اداری متمرکز بر فرآیند است، اما ERP به عملکردهای سازمانی محدود می‌شود. با یکERP فعالیت‎ها مربوط به یک بخش خاص است، اما نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ایجاد فرآیندهای بین بخشی را فراهم می‌کند.

تفاوت مهم این دو سیستم این است که ERP برای بدست آوردن ارزش کامل خود به اتوماسیون اداری نیاز دارد. همچنین راه حل‎های مدیریت فرآیند کسب و کار انعطاف پذیرتر است و نیاز به تلاش کمتری برای پیاده سازی دارد.

شما باید به‌این نکته توجه کنید که ERP و اتوماسیون اداری هر دو برای مدیریت فرآیندها مورد استفاده قرار می‏گیرد و حتی می‏توانند مشکلات مشابه را حل کنند. اما تفاوت بین آن‏ها ممکن است زمانی که یک ابزار اتوماسیون اداری با ERP یکپارچه شود، بیشتر مشخص شود. برای تکمیل تفاوت‎های بین این دو سیستم یک روش مدیریت فرآیند کسب و کار مشکل فرآیندهای ناکارآمد را حل می‎کند.

درواقع می‏توان بیان کرد که راه‌حل‌های سازمان اتوماسیون اداری متمرکز بر فرآیند است، اما ERP‌ها یک مسیر موازی متمرکز بر وظیفه را دنبال می‌کنند. یک ERP می‎‌تواند به کارمندان شما در اتوماسیون وظایف کمک کند، اما اگر کار شرکت شما به‌صورت زنجیره‏ای است اتوماسیون اداری را به شما پیشنهاد می‏دهیم.

اتوماسیون اداری بهتر است یا ERP ؟

اگر سازمان شما از یک ERP استفاده می‌کند، اما به هدف‎های خود نمی‎رسد سیستم به‎طور کامل مقصر نیست و این امکان وجود دارد که خرابی‎های ERP در فرآیندها باشد. در این حالت شما می‎توانید با پیاده سازی یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار، نتیجه بهتری را در کسب و کار خود مشاهده کنید. درواقع راه‎حل اتوماسیون اداری برای کمک به‌ایجاد یک سیستم ERP موفق است.

استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری قدیمی‌از رشد و پیشرفت بسیاری از شرکت‌های داخلی جلوگیری می‏کند. درنتیجه بهتر است برای سازمان خود از سیستم‏های نرم‏افزاری پیشرفته استفاده کنید تا در زمان و هزینه صرفه‏جویی کنید. بنابراین پیشنهاد می‏کنیم به سایت Msys مراجعه کنید.

این مجموعه به‏عنوان یکی از معتبرترین و بهترین شرکت‎های فعال در پیاده‎سازی محصولات SAP در ایران مورد توجه بسیاری از شرکت‌های بزرگ قرار گرفته‌ است. شرکت Msys تاکنون موفق به پیاده‌سازی راهکارهای SAP در بیش از 20 سازمان بزرگ در کشورمان بوده است. این مجموعه بیش از 80 نیروی متخصص و باتجربه دارد و در سازمان‌های بزرگ مانند قطعه‌سازی، پتروشیمی، نفت، گاز، مالی، بانکداری و... آماده ارائه خدمت است.

این مطلب تبلیغاتی است و محتوای آن توسط سفارش دهنده تهیه شده است.