راهنمای جامع انتخاب و پیاده‌سازی نرم افزار ERP

در این مقاله، به بررسی نحوه‌ی انتخاب و پیاده‌سازی سیستم ERP پرداخته شده است.

فرایند انتخاب یک نرم افزار ERP مناسب برای هر سازمانی چالش‌های خاص خود را خواهد داشت. با وجود این، مراحلی وجود دارند که اگر به‌درستی اجرا شوند، می‌توانند در آسان‌سازی مسیر برای مدیران موثر باشند. در این مقاله، به بررسی نحوه‌ی انتخاب و پیاده‌سازی سیستم ERP پرداخته شده است.

استقرار نرم افزار ERP

9 مرحله برای پیاده‌سازی موثر نرم افزار ERP

اگر قصد دارید سازمان خود را به سیستم ERP مجهز کنید، می‌توانید این کار را طی 9 مرحله به بهترین شکل ممکن انجام دهید:

تعریف نیازمندی‌های سازمان

پیش از هرگونه اقدامی برای انتخاب و خرید نرم افزار ERP، باید فرایندهای فعلی کسب‌وکار خود و نقاط درد آن را شناسایی کنید و مشخص کنید که هدف اصلی شما از استقرار یک سیستم مدیریت منابع سازمانی چیست. آیا به دنبال افزایش بهره‌وری هستید، می‌خواهید گزارشات بهتری دریافت کنید یا قصد دارید از حالت جزیره‌ای خارج شوید؟ در این مرحله، نیازهای سازمان را شناسایی کنید.
برای تشخیص دقیق نیازها، باید با ذی‌نفعان سازمان مانند اعضای تیم مالی، فروش، منابع انسانی و... مشورت کنید تا نیازمندی‌ها و انتظارات آن‌ها از چنین سیستمی را مشخص کنید.
یک سند آماده کنید که در آن تمام قابلیت‌های مورد نیاز و امکاناتی که از بخش‌های مختلف سیستم ERP مانند نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزار تولید و... انتظار دارید در آن لیست شده باشد. این سند یک بخش کلیدی در مراحل بعدی خواهد بود.

تحقیق راجع به راهکارهای نرم افزار ERP

حالا که نیازهای خود را شناسایی کرده‌اید، باید میان گزینه‌های موجود در بازار به دنبال راهکاری باشید که قابلیت‌های دلخواه شما را دارد. حین این جست‌وجو، به مواردی مانند قابلیت مقیاس‌پذیری، نحوه‌ی ارائه‌ی خدمات به مشتریان و... نیز توجه داشته باشید.
قابلیت‌های هر سیستم را با هم مقایسه کنید تا بهترین گزینه را براساس نیازها و انتظارات سازمان خود پیدا کنید.
مشتری‌ها و نمونه پیاده‌سازی‌های موفق هر سیستم را بررسی کنید و در صورت امکان، با برخی از مشتریان آن‌ها ارتباط برقرار کنید تا از نظر واقعی آن‌ها نسبت به خدماتی که دریافت کرده‌اند مطلع شوید.

ارسال درخواست دمو و پروپوزال

بعد از این‌که از میان لیست گزینه‌ها، تامین‌کنندگان مناسب را انتخاب کردید، باید از آن‌ها بخواهید دموی نرم‌افزار خود را در اختیار شما قرار دهند. در طی جلسات مشاوره و ارائه‌ی دمو، به این موضوع که قابلیت‌های هر سیستم تا چه‌اندازه پاسخ‌گوی نیازهای سازمان شما خواهند بود توجه کنید.
در صورت داشتن رضایت نسبت به عملکرد نرم افزار ERP، از مجری سیستم درخواست کنید پروپوزالی شامل قیمت‌گذاری، زمان‌بندی استقرار و شرایط پشتیبانی از مشتریان را برای شما ارسال کنند.

ارزیابی هزینه‌ها

درباره‌ی مفهوم هزینه‌ی کل مالکیت (Total Cost of Ownership) تحقیق کنید. هزینه‌ی تجهیز به نرم افزار ERP تنها محدود به مرحله‌ی خرید و استقرار نخواهد بود و برای بخش آموزش، نگهداری و به‌روزرسانی هزینه‌های بیش‌تری هم وجود دارند که زمان انتخاب سیستم باید در نظر داشته باشید.
بودجه‌ی مورد نظر سازمان برای پیاده‌سازی را در نظر بگیرید و در زمان انتخاب، به هزینه‌های مشاوره، انتقال داده‌ها، آموزش دادن به نیروها و... نیز توجه داشته باشید.

تصمیم‌گیری نهایی

پس از بررسی دموها، دریافت مشاوره و مشورت با ذی‌نفعان سازمان، تصمیم نهایی را بگیرید و با تامین‌کننده‌ی نرم‌افزار، جلساتی برگزار کنید تا درباره‌ی قوانین، شرایط قرارداد و روند استقرار مذاکره کنید.

آماده‌سازی سازمان برای پیاده‌سازی

- با حضور نمایندگانی از بخش‌های مختلف سازمان، یک تیم استقرار تشکیل دهید و برای روند استقرار زمان‌بندی کنید. مشخص کنید داده‌های فعلی قرار است چگونه به نرم افزار ERP جدید منتقل شوند و مسئولیت‌ها و موعدهای زمانی را مشخص کنید.

استقرار نرم افزار ERP

- پیاده‌سازی نرم افزار ERP در این مرحله آغاز می‌شود. پیکربندی سیستم براساس فرایندها و نیازمندی‌های کسب‌وکار شما انجام خواهد شد و حتی می‌توانید در صورت نیاز، با استفاده از نرم‌افزار BPMS، فرایندهای خاص سازمان خود را نیز طراحی و خودکارسازی کنید.
- ابتدا باید ماژول‌های نرم‌افزار را روی یک سیستم تست پیاده‌سازی کنید و پس از این‌که عملکرد صحیح آن‌ها را آزمایش کردید، سپس می‌توانید آن را به سرور اصلی انتقال دهید.
- این مرحله فرصت مناسبی برای اعضای سازمان خواهد بود تا با برگزاری جلسات آموزشی، با فضای سیستم و نحوه‌ی کار با آن آماده شوند.

شروع کار با سیستم

در این مرحله کار اصلی آغاز می‌شود و کارکنان سازمان شروع به استفاده از نرم افزار ERP جدید خواهند کرد.
عملکرد سیستم باید تحت نظارت باشد تا هر مشکل احتمالی در همان مراحل ابتدایی، ردیابی و حل شود.

تحلیل عملکرد و دریافت بازخورد

از کاربران بازخورد دریافت کنید تا ظرفیت‌های پیشرفت و بهبود را شناسایی کنید و مدام به فکر به‌روزرسانی نرم‌افزار خود باشید تا توانایی برطرف کردن نیازهای جدید کسب‌وکار شما را نیز داشته باشد.
با تحلیل میزان پیشرفت در بهره‌وری، کارایی و عملکرد کلی کسب‌وکار، بازده سرمایه‌گذاری را اندازه‌گیری کنید تا از بازدهی نرم افزار ERP خود مطمئن شوید.

نرم افزار ERP

استقرار نرم افزار ERP به چند روش امکان‌پذیر است؟

3 مدل استقرار متفاوت برای تجهیز شدن به نرم افزار ERP وجود دارد. سازمان‌ها باید براساس اندازه‌ی کسب‌وکار خود، حجم یکپارچه‌سازی مورد نیاز و بودجه‌ای که در نظر دارند، یکی از این 4 روش را برای پیاده‌سازی نرم افزار ERP خود انتخاب کنند.

سیستم ERP مستقر در سازمان (On Premise ERP)

اولین مدل استقرار نرم‌افزارها، مستقر در محل بوده است. در این روش، نرم‌افزار روی دیتابیس سازمان شما نصب می‌شود و نصب و نگهداری نرم‌افزاری و سخت‌افزاری سیستم، برعهده‌ی تیم IT همان سازمان است. نیاز به زیرساخت مناسب و دانش فنی بالا، باعث شده است که امروزه بیش‌تر سازمان‌ها دیگر تمایلی به این روش استقرار نداشته باشند.

سیستم ERP ابری (Cloud ERP)

در مدل ERP ابری، نرم‌افزار روی مرکز داده‌ی شرکت تامین‌کننده نصب شده است و دسترسی به این نرم‌افزار، در یک بستر ابری و به تعداد کاربران دلخواه برای سازمان خریدار فراهم خواهد شد. نکته‌ی مهم در این مدل استقرار، نیاز نداشتن به نصب نرم‌افزار یا نگرانی درباره‌ی حفظ امنیت آن است. چرا که شرکت تامین‌کننده در ازای مبلغی به‌عنوان اشتراک، وظیفه‌ی نگهداری و به‌روزرسانی نرم‌افزار شما را برعهده خواهد گرفت.

سیستم ERP ترکیبی (Hybrid ERP)

سیستم ERP ترکیبی، در برخی قسمت‌ها مانند روش مستقر در محل (On Premise) و در بقیه‌ی بخش‌ها مثل سیستم ابری (Cloud) عمل می‌کند. سازمان خریدار در این روش از سیستم مستقر در محل استفاده می‌کند، اما همچنان به برخی بخش‌ها مانند CRM و... در فضای ابری دسترسی دارد تا کاربران بتوانند از هر مکان و در هر ساعتی از شبانه‌روز، به داده‌های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

راهکار نوین سیاق

نرم افزار ERP راهکار نوین سیاق

با بیش از 25 سال تجربه در حوزه‌ی نرم‌افزارهای سازمانی، مجموعه‌ی راهکار نوین سیاق، یک سیستم ERP جامع را به بازار معرفی کرده است. نرم افزار ERP سیاق با داشتن بیش از 50 ماژول تخصصی، یکپارچه‌سازی تمام بخش‌های سازمان، از حسابداری و تولید گرفته تا CRM و مدیریت سرمایه‌های انسانی را برای مدیران سازمان فراهم ساخته است.

برای دریافت مشاوره و دموی نرم‌افزار، با متخصصان ما تماس بگیرید.

شماره تماس: